Jak być bardziej produktywnym? Zadbaj o siebie

B. PUCEK: I tym, że nie potrafimy używać TikToka.

B. PUCEK: W tym zakresie mam bardzo dużo pomysłów, bo wydaje mi się, że jestem skrajnym przypadkiem w tym zakresie, dlatego że ja z punktu widzenia automatyzacji swojej pracy i zarządzania swoim czasem jestem bardzo ortodoksyjny. Większość rzeczy jest zautomatyzowana: planowanie kalendarza, jakieś systemy, które pozwalają mi porządkować pracę, porządkować zarządzanie swoim czasem, spotkaniami, i w jaki sposób zarządzam tymi spotkaniami – ja pewnie jestem w skrajnym spektrum, ale to mi pozwala nie zwariować na koniec dnia.

B. PUCEK: Wszystkie te odpowiedzi oraz własne doświadczenie, czyli przez lata pracując nad różnymi firmami, projektami, biznesami, technologiami… Każdy z nas ma mnóstwo pomysłów, masz tę listę rzeczy, które chciałbyś zrobić. Jest zawsze długa, ona się nigdy nie będzie kończyła. Natomiast każdy z nas ma 24 godziny do dyspozycji i te 24 godziny większość z nas pcha do granicy, żeby wcisnąć w ten czas jak najwięcej rzeczy. Ale jest to dość krótka droga, ponieważ są elementarne rzeczy, które później wykładniczo wpływają na naszą produktywność. Czyli jeśli się nie wysypiamy, to za miesiąc czy nawet po kilku dniach niewysypiania się efekty i wpływ na naszą produktywność będą ogromne. Jeżeli jest jedna rzecz, którą ktoś powinien wynieść z naszej rozmowy, to jest to kwestia snu – to jest w ogóle nr 1 związany z produktywnością.

B. PUCEK: Najlepszą książką, jaką można polecić komukolwiek w zakresie snu i higieny snu, jest książka pt. „Why We Sleep” Matthew Walkera – doskonała książka jeżeli chodzi o zrozumienie dlaczego sen jest ważny, w jaki sposób sobie poradzić z bezsennością lub w jaki sposób optymalizować sen po to, żebyśmy byli wyspani i w jaki sposób regenerować się też w przypadku stresu, dodatkowego wysiłku czy zarwania nocy i późnego pójścia spać. To jest bardzo dobra książka.

B. PUCEK: Absolutnie. W moim przypadku – nie mówię, że to będzie tożsame dla każdej osoby – zarówno dobre rady, wnioski, badania związane z tą książką bardzo poprawiły moją jakość snu. Ja oczywiście ten sen mam w moim przypadku również opomiarowany, czyli ja jestem tą osobą, która idzie ten krok dalej i już wiem, że moja faza REM to jest tyle, mój deep sleep to jest tyle itd… Przez ostatnie lata – bo w moim przypadku to już trwa lata – jestem w stanie wiedzieć, jakie czynności i okresy w moim życiu wpływały na większą lub mniejszą jakość snu.

B. PUCEK: To są w ogóle bardzo ciekawe elementy, dlatego że jeżeli budujesz swoją firmę, albo pracujesz nad jakąś interesującą rzeczą, która cię pasjonuje, pochłania i jesteś zaangażowany w to…

B. PUCEK: To umiejętność zrozumienia kiedy przestać myśleć, nawet jeżeli twój mózg ciągle cię zaczepia, jest bardzo ważna. To jest kwestia po prostu higieny. Oczywiście są tutaj pewne niuanse, np. jak mama zawsze powtarzała przed snem: „Pomyśl o czymś miłym przed snem” – okazuje się, że to niekoniecznie jest prawda, dlatego że jedną z rzeczy, które powinniśmy robić przed snem, jest pomyśleć o problemach, które mamy rozwiązać, dlatego że nasz mózg w nocy będzie pracował nad tymi problemami. Stąd stara prawda ludowa: „Prześpij się z tym”. Okazuje się, że mózg w nocy pracuje nad tymi problemami. Jest szereg badań, które mówią o tym, że lepszego rodzaju decyzje będziemy podejmowali faktycznie po tym, jak się prześpimy, a możemy naszemu mózgowi zadać pracę domową na noc w postaci: „Oto jest zadanie do rozwiązania”. Ale to jest w ogóle element higieny i diety. Zróbmy krok wstecz i spójrzmy na sen jako na pewien element diety. Tak samo jak mamy dietę związaną z odżywianiem się, to powinniśmy też mieć dietę informacyjną, czy też dietę związaną z pracą i produktywnością. W ciągu dnia ilość bodźców, które otrzymujemy, jest w zasadzie na granicy wytrzymałości człowieka, czyli to przebodźcowanie, ilość contentu, którą otrzymujemy przez kolejną notyfikację w telefonie, przez kolejnego maila, przez kolejną wiadomość itd. – ciągle coś sprawdzamy. Szereg tych produktów, z których korzystamy, jest konstruowane w ten sposób, żeby pobudzać naszą atencję i kierować ją w stronę tego produktu. Bardzo często kupujemy diety, cateringi, żeby się zdrowo odżywiać, ale jednocześnie masowo codziennie ładujemy najgorszy fast food informacyjny do swojej głowy. Nie ma czegoś takiego, albo rzadko się mówi o czymś, co byłoby dietą dla naszego mózgu, dietą taką informacyjną.

B. PUCEK: Dlatego dobrą praktyką jest siadanie do maili wyłącznie w określonych interwałach czasu, czyli nie siadam i nie robię wszystkich maili, tylko poświęcam np. godzinę czasu na maile. W momencie, w którym kończę tę godzinę, wstaję i to jest koniec na dzisiaj.

B. PUCEK: Ja mam bardzo podobną praktykę, aczkolwiek on chyba dostaje mało maili. Ja mam takie bloki 2 razy w ciągu dnia, przy czym staram się, żeby pierwszy blok rano był jak najpóźniej. Bardzo częstym błędem, który wiele osób popełnia, jest to, że zaraz po przebudzeniu sięga do maila, zaraz po przyjściu do pracy otwiera skrzynkę mailową. Najlepszą praktyką jest poświęcanie naszego czasu, który jest najbardziej produktywny, czyli zazwyczaj dla większości osób pomiędzy godziną 9 a 12, na rzeczy, które mają znaczenie. To jest czas, w którym powinniśmy starać się unikać za wszelką cenę spotkań, czyli poświęcić ten czas na tzw. deep work, czyli pracę głęboką. Cal Newport w naprawdę doskonałej książce o tytule „Deep Work” wyjaśnia sposób, który pozwala na przygotowanie się do pracy i pracowanie nad rzeczami, które są dla nas istotne. Oczywiście to wymaga nie tylko poświęcenia tego interwału czasu, ale również zaplanowania tego, nad czym chcemy pracować. Czyli musimy wcześniej usiąść i powiedzieć sobie, nad czym chcielibyśmy pracować, co jest dla nas ważne. Ja akurat w tym zakresie robię 2 rzeczy. Zawsze i w każdą niedzielę planuję swój kalendarz. Akurat jestem tą osobą, która kalendarz ma zaplanowany w zasadzie co do godziny. Jeżeli mówimy o pracy, to jest zdecydowanie zaplanowany w całości od momentu, w którym zaczynam pracę do momentu, w którym ją kończę. Mój kalendarz jest podzielony na spotkania, pracę głęboką itd… Każdego dnia mam taką karteczkę, na której zapisuję 3 rzeczy, które chciałbym skończyć danego dnia. I dopóki nie zrobię tych 3 rzeczy, to nie zabieram się za żadne inne. To jest mój cel. Zazwyczaj jest tak, że kiedy skończę robić te 3 rzeczy, to dopiero wtedy mogę siąść do czegoś innego. Ale jeżeli nie skończę tych 3 rzeczy wcześniej, nawet jeżeli miałem zaplanowane, że będę siadał do maili, nie robię tego, dlatego że to są moje priorytety na dany dzień.

B. PUCEK: Tak. Większość spotkań w pracy mogłaby się nie odbyć. Jedną z najtrudniejszych do wprowadzenia praktyk jest to, żeby spotkania posiadały wcześniej nie tyle agendę, co organizator spotkania mógł sprecyzować pytanie czy też problem, jaki chciałby, żeby został na tym spotkaniu rozwiązany. Bardzo często jak ktoś cię zaprasza na jakieś spotkanie i odpowiesz: „Jaki problem chciałbyś, żebyśmy rozwiązali na tym spotkaniu?”, to okazuje się, że wystarczy odpowiedź w mailu i to spotkanie niekoniecznie musi się odbyć. Wiele firm praktykuje tzw. spotkania dyrektorów, czyli kilka, kilkanaście osób, które deliberują godzinami na tematy, o których też często nie mają pojęcia, bo nie są wystarczająco blisko problemu, więc pytania, które są generowane na tych spotkaniach, generują jeszcze więcej pracy dla osób, które wiedzą, jak te problemy rozwiązać, a powinno to być w odwrotną stronę, czyli ludzie, którzy są bliżej problemu, powinni mieć możliwość rozwiązania tych problemów.

B. PUCEK: Takim bardzo praktycznym tipem jest tworzenie spotkań, które są nie na 60 minut czy 30 minut, tylko na 25 minut i na 55 minut. Nagle się okazuje, że te 5 minut nawet na tę przerwę naprawdę jest w stanie zrobić różnicę. W ogóle spróbowanie organizowania spotkań – domyślnie wszyscy organizują spotkania na 60 minut – na 25 minut. Praktyka krótszych spotkań wymaga tego, że na spotkaniu odzywają się osoby, które mają problem, które chciałyby, żeby został rozwiązany i osoby, które chcą kontrybuować do rozwiązania tego problemu, podczas gdy np. spotkanie sześciogodzinne w więcej osób po prostu otwiera okienko do: „Teraz czas na to, żebym powiedział, co o tym sądzę”.

B. PUCEK: Jest ta zasada praktykowana w wielu firmach „disagree and commit”, czyli w momencie, w którym decydujemy się na określone działania, to po prostu realizujemy je do momentu, w którym dana teza nie została zakwestionowana. Czyli dowiedzieliśmy się coś nowego o zachowaniu naszych klientów, co całkowicie zmieniłoby ten paradygmat myślenia w kierunku, w którym zmierzamy. Dla większości osób i organizacji jednak największym problemem w zakresie takiej produktywności jest oczywiście atencja. To jest absolutnie największy problem, czyli w jaki sposób utrzymać wystarczająco długo atencję nad problemem, który chcemy rozwiązać? Tam przychodzi wiadomość, e-mail, tam ktoś przyszedł, ktoś zapukał itd. Drugi problem to jest ilość priorytetów, czyli dla każdej osoby w organizacji rzeczy, które robi ta osoba, to są rzeczy najważniejsze, czyli to jest ich priorytet. Oczywiście osoby w organizacji będą cię obdarzać tymi priorytetami i im szersze spektrum twojej odpowiedzialności, tym więcej tych priorytetów dostaniesz na talerzu. Ale umiejętność zrozumienia tego, gdzie tak naprawdę leży największy impact i z drugiej strony, w jaki sposób priorytetyzować, czyli że nie wszystko jest tak samo ważne – jest istotna. Oczywiście tutaj dochodzą 2 czynniki. To jest umiejętność podejmowania decyzji, bo zazwyczaj decyzja podjęta szybko nie oznacza, że to jest decyzja podjęta bezwiednie. Tak jak Bezos powiedział, są 2 rodzaje decyzji: odwracalne i nieodwracalne – decyzje odwracalne powinniśmy podejmować na miejscu, decyzje nieodwracalne powinniśmy konsultować albo przespać się z nimi. Z punktu widzenia własnej produktywności też musimy zrozumieć, że jeżeli patrzymy na nasze 24 godziny, to około 40-60 proc. decyzji, które podejmujemy każdego dnia, są związane z nawykami, a nie z tym, co mamy zrobić. Natomiast to co najczęściej planujemy, to są te listy to-do, czyli zrobię to, zrobię tamto. Ale oprócz tego co chcemy zrobić, szereg decyzji, które podejmujemy każdego dnia, to są nasze nawyki, więc na naszej liście rzeczy do zrobienia powinny być też rzeczy związane z naszymi nawykami. Ale żeby wiedzieć, w jaki sposób poprawić nasze nawyki, najpierw trzeba zidentyfikować, jakie te nawyki mamy, czyli trzeba poświęcić jakąś pracę związaną z identyfikacją tego, jakie rzeczy – czasami pozytywne, czasami negatywne – są naszymi nawykami, które sprawiają nam czasami szczęście, ale nie powinniśmy ich robić, albo odwrotnie – są po prostu tymi negatywnymi nawykami, które gdzieś nabyliśmy. Pracujemy w jednym miejscu, później przechodzimy do drugiego miejsca, później do trzeciego – przychodzimy z pewnymi nawykami związanymi z organizacją. Ja miałem kilkukrotnie tak, że pewnych nawyków, które zauważyłem, którymi się posługuję, powinienem się absolutnie oduczyć, dlatego że to są rzeczy, które wyniosłem z jakiejś organizacji, które moim zdaniem negatywnie wpływały na to, w jaki sposób ja pracuję. To jest kwestia później doświadczenia i jakiegoś elementu takiej samoanalizy w trakcie tego procesu.

B. PUCEK: Najpierw ci powiem, jak wygląda podejście do mojej pracy, a potem co jest na mojej żółtej karteczce.

B. PUCEK: Pierwsza rzecz to jest to, że w każdą niedzielę mam rozplanowany kalendarz. Wyobraźmy sobie taką sytuację, że danego dnia chciałbym skończyć 3 elementy: napisać newsletter, przygotować się do nagrania podcastu i załatwić jakieś drobne rzeczy, które zalegają w mojej skrzynce mailowej. Mój dzień wtedy wygląda tak, że oczywiście to jest zaplanowane, czyli ja wiem, że stworzenie newslettera zajmie mi pewien blok czasu i on w tym kalendarzu będzie.

B. PUCEK: 3-4 godziny w zależności od tego jaka jest jakość przygotowania i researchu do newslettera oraz to, czy jestem w stanie osiągnąć flow w tworzeniu. Nie chodzi o samą czynność pisania, tylko o umiejętność stworzenia tego, co jest na koniec dnia tym produktem, którym jest wydanie tego newslettera. Ja oczywiście pod tym względem jestem już w miarę zoptymalizowanym freakiem, czyli mam aplikację, która nazywa się Endel, z dźwiękami, które pozwalają być bardziej produktywnym, mam te słuchawki wyciszające, jestem po prostu in the zone i zaczynam ten proces tworzenia. W tym czasie wszelkie notyfikacje, wszelkie inne okienka, inboxy, zbędne zakładki muszą być wyłączone – jestem tylko i wyłącznie ja i ta jedna rzecz, którą muszę przygotować. W tym czasie nie da się ze mną rozmawiać, a jeżeli ktoś próbuje, to jest to coś, co powoduje u mnie frustrację. W momencie, w którym kończę przygotowanie tego, ja już wiem, że jestem zmęczony, poświęciłem pewną energię do wykonania dobrej pracy. Później jest ten czas, który powinienem mieć w kalendarzu zaplanowany jako takie rodzaje odświeżenia, czyli żeby móc wstać od biurka czy odejść od pracy – wyjść na świeże powietrze czy cokolwiek innego – i zająć się innymi rzeczami. Później, czy to będą spotkania dalej w ciągu dnia, czy jakiś research, czy zrobienie tych maili, to się odbywa w późniejszym czasie. Ja spotkania staram się umawiać tylko i wyłącznie po godzinie dwunastej. Większość spotkań nie wymaga ogromnego zaangażowania intelektualnego i może się odbywać w późniejszych porach, podczas gdy praca nad najtrudniejszymi problemami do rozwiązania powinna odbywać się w tym czasie przeznaczonym na deep work. Czasami to mogą być też spotkania, które faktycznie wymagają zejścia bardzo głęboko w określony problem i podjęcia decyzji w oparciu o złożoność tego tematu – wtedy one także mogą się odbywać w tym czasie. Ta umiejętność priorytetyzowania jest najtrudniejsza. To nie jest tak, że mi to zawsze udaje, bo tutaj masz zły dzień, tam się nie wyspałeś, tu wstałeś lewą nogą, tam ktoś kosi trawę za oknem itd. Ale trzeba pamiętać, że są pewne uniwersalne czynniki, które powinny pozwalać to flow osiągnąć. Pierwszym z nich jest wiedzieć, co chce się zrobić. Drugim jest wiedzieć, jak chcesz to zrobić, czyli w ogóle jak podejść do pracy. Trzecim jest usunąć wszelkie dystrakcje, czyli jakiekolwiek przeszkadzacze, które powinny zniknąć. Bardzo ważnym elementem jest to, żeby otrzymać też jasny i w miarę natychmiastowy feedback co do tego, co się zrobiło. Czyli stworzyłeś to, przetestowałeś pewien pomysł, ideę i bardzo szybko jesteś w stanie dostać zwrotną opinię co do jakości twojej pracy – nawet jeżeli wykonałeś ją tylko częściowo – oraz to, żeby te zadania miały jakiś rodzaj ambicji, trudności, złożoności, bo przynajmniej ja nie mam zbyt dużej satysfakcji z robienia rzeczy, które są banalne.

B. PUCEK: Z perspektywy bycia liderem czy menadżerem w organizacji, trzeba też pamiętać, że nie da się być peak performerem przez 365 dni w roku. To jest niemożliwe. Podobnie jak sportowcy, którzy przygotowują się do określonych rodzajów zawodów, ty musisz się przygotowywać akurat na te rzeczy, które uważasz, że są ważne w danym okresie czasu. Nie da się tego robić przez 365 dni w roku. W zasadzie można powiedzieć, że celem pracy nie jest zrobienie każdego zadania na 80 proc., tylko zrozumienie, które zadania mogą być zrobione na 50 proc., a które powinny być zrobione na 100 proc. Kiedy staramy się coś robić, staramy się robić jak najlepiej każdą rzecz – ale te rzeczy nie są tożsame w wartości. Ta umiejętność zidentyfikowania, które z tych rzeczy powinny być zrobione na 50 proc., a które z tych powinny być zrobione na 100 proc., jest kluczowa. Dlatego, że te rzeczy, które zidentyfikujemy jako te, które powinny być zrobione na 100 proc., to są te rzeczy, które powinny nas w teorii wykładniczo przenieść dalej.

B. PUCEK: W ogóle umiejętność i konieczność tworzenia notatek, czy takich nawet mentalnych notatek jest fundamentalna, dlatego że bardzo często najlepszych pomysłów nie da się zabookować, że np. od godziny 9 do 10 będziesz wymyślać najlepsze pomysły. Oczywiście są osoby, które przeznaczają osobno czas w swoich kalendarzach na myślenie.

B. PUCEK: Tak. Ta praktyka też wynika z tego, że samotne spacery to jest oczywiście świeże powietrze, możliwość „wychodzenia” sobie pewnych przemyśleń, jesteś wtedy skupiony, masz czas na bycie samemu ze sobą z tymi myślami i przepracowujesz te rzeczy. Stąd też jest popularność tzw. walking meetings, na które Steve Jobs wszystkich zapraszał, żeby po prostu pójść z nim na spacer, skupić się na określonych rzeczach, na określonych tematach. Dzisiaj te walking meetings też są wykonywane zarówno w formie fizycznej, czyli zapraszasz kogoś na spacer, żeby porozmawiać o określonym temacie, ale również w formie zdalnej, czyli łączysz się z kimś na Zoomie i po prostu idziesz sobie na spacer do lasu, wokół domu, bloku czy do parku. Natomiast ta umiejętność robienia notatek, zapisywania pewnych rzeczy to jest rzecz mi bardzo bliska. Ja tych notatek robię bardzo dużo, czyli ja wierzę w ten system, który się ładnie nazywa Second Brain, czyli możliwość utworzenia dodatkowej pamięci dla mózgu, gdzie się można odwoływać do pewnych notatek, przemyśleń itd. Tam jest szereg metod, których można używać, ale nie będę ich dziś przedstawiał, bo tam można dać nura na wiele godzin. Już w starożytnej Grecji był taki zwrot…

B. PUCEK: „Hypomnema”, która oznaczała tworzenie notatek, przypomnień i anegdot w formie pisanej. Na koniec dnia sposób myślenia człowieka to nie jest wiaderko, to nie jest tak, że dajemy nura ręką do tego wiaderka i coś po prostu wyciągamy. To jest system połączeń. Umiejętność tworzenia tych połączeń przez notatki, przez pewne konotacje jest fundamentalnie ważna. Dzięki temu łączymy kropki.

B. PUCEK: Też, ale ja miałem zawsze skłonności do: „Praca jest do zrobienia, super” i nie ma momentu, w którym powiem „stop”. Ja przez większość czasu miałem przyjemność pracowania nad rzeczami, które mnie autentycznie pasjonują, więc dla mnie perspektywa pracy nie jest rozumiana jako wysiłek, do którego mnie ktoś zmusza, ale jako intelektualna podróż w świat technologii, po to, żeby tworzyć rzeczy.

B. PUCEK: Ja jestem akurat przeciwnikiem rady „follow your passion” w zakresie pracy. Uważam, że podążanie za pasją jest tunelowym myśleniem, czyli mamy określoną pasję, wpadamy w ten tunel, idziemy tym tunelem. Ja uważam, że powinniśmy być bardziej kierowani ciekawością, czyli eksploracją. W zasadzie to zadanie związane z pracą jest bardziej zadaniem kartografa, czyli poznawaniem, tworzeniem mapy pewnych rzeczy, które mogą nas zainteresować. Trzeba pamiętać, że z perspektywy pracy, umiejętności, które są potrzebne, albo były potrzebne 10-15 lat temu, albo będą potrzebne za 5 lat, zmieniają się w coraz szybszym tempie. 60 lat temu mogłeś nabyć określone umiejętności i powiedzmy, że one były trwałe przez 20-30 lat, ale z biegiem lat te umiejętności przydają się coraz krócej. Jest szereg badań, które mówią o tym, że co 3 lata powinieneś podejmować nowego rodzaju umiejętności, po to, żeby pozostać dalej aktualnym i cenionym ekspertem w danej dziedzinie, albo móc wykonywać określoną pracę – w szczególności jeżeli mówimy o sektorze technologii, gdzie ten postęp ma tempo, które wymusza to na tobie. Z drugiej strony jest ten pogląd mówiący o ludziach, którzy potrafią właśnie łączyć kropki, czyli w momencie, w którym jest potrzeba zejścia głęboko w danej dziedzinie, potrafią to zrobić, ale przede wszystkim mają umiejętność posiadania tej szerokiej perspektywy w wielu dziedzinach. Ona nie w każdej będzie równie głęboka, ale ta umiejętność łączenia kropek pomiędzy różnymi problemami, pomiędzy problemem a rozwiązaniem, albo pomiędzy różnymi dziedzinami, to jest ta umiejętność, która jest w stanie cię przeprowadzić przez te zmieniające się warunki w związku z rozwojem zawodowym czy nabywaniem nowych kompetencji.

B. PUCEK: Winter is coming.